Vous êtes adhérent de l’association Hand à tout âge et vous souhaitez organiser un tournoi, mais vous ne savez pas par où commencer ? Votre événement est parrainé par l’association et vous souhaitez obtenir quelques conseils d’organisation ? Retrouvez notre guide afin de vous faciliter l’organisation de ce dernier.
Les étapes principales pour organiser un tournoi Hand à tout âge
1. Déterminer le lieu et la date de votre tournoi
Pour commencer, il est important de déterminer le type de tournoi que vous souhaitez organiser en respectant les conditions de parrainage (pratique du Hand à 4, mixité, incluant des joueurs et joueuses de 50 ans et plus, une initiative intergénérationnelle). Il vous faudra ensuite déterminer la date et le lieu où se déroulera le tournoi.
2. Contacter l’association Hand à tout âge
Vous avez acté de la date et du lieu de l’événement ? Vous pouvez à présent contacter l’association pour lui demander de parrainer votre tournoi, en nous présentant votre projet par mail à l’adresse : contact@handatoutage.fr.
Afin que votre événement soit parrainé, n’oubliez pas de télécharger, signer et renvoyer la charte d’engagement. Une fois la charte reçue, l’association pourra vous envoyer une dotation de matériel sportif et vous aider dans la communication de votre événement.
3. Planification logistique
Une fois le parrainage de l’association obtenu, établissez un format clair du règlement du tournoi pour les participants. Indiquez par exemple la durée du tournoi, l’heure d’arrivée et du début du tournoi, les règles du Hand à 4…
Afin de pouvoir garder une trace des participations pour l’association et pour la sécurité du tournoi, n’oubliez pas de créer une liste d’émargement avec le nom des participants. Sur cette liste, pensez à indiquer les nom, prénom, e-mail, numéro de téléphone, numéro de licence FFHandball (à l’année ou à la journée), si le participant accepte de recevoir les communications venant de l’association et d’apparaître sur les communications de l’association (droit à l’image).
4. Communication et promotion
L’association Hand à tout âge peut vous accompagner dans la conception d’affiches, de flyers ou encore d’invitations pour votre tournoi. Nous nous engageons également, comme il est stipulé sur la charte d’engagement, à faire la promotion de votre tournoi sur nos canaux de communication, tels que nos réseaux sociaux ou bien notre site Internet.
5. Jour de l’événement
Le jour J, assurez-vous que l’accueil des participants se déroule sans accroc. Faites signer la liste d’émargement aux participants, distribuez les équipements et rappelez le planning de la journée ainsi que les règles de Hand à 4.
6. Après l’événement
N’hésitez pas à nous faire un retour sur l’événement, à nous partager vos photos, les résultats du tournoi ainsi que la liste des participants.
Partagez-nous tout ce qui vous semble intéressant, nous serons heureux de pouvoir le relayer sur nos réseaux sociaux !
Les obligations pour organiser un évènement sportif
Lors de l’organisation d’un tournoi de Hand à 4, même avec un nombre restreint de participants, il est important de suivre certaines démarches administratives et de sécurité afin de garantir le bon déroulement de votre compétition.
1. Autorisation de la mairie
Assurez-vous de réserver le gymnase à la date et à l’heure souhaitées en accord avec la mairie et/ou le club détenant l’infrastructure sportive. Vérifiez les règles et les conditions de réservation. Si votre tournoi est à grande échelle, il est fortement conseillé d’en informer la mairie. Cette dernière pourra également vous donner des conseils et des directives spécifiques pour votre événement.
2. Sécurité
En termes de sécurité, vous pourriez être tenu de souscrire une assurance responsabilité civile qui couvre l’événement en cas de blessures ou de dommages matériels. Vérifiez auprès de votre assurance les conditions de votre couverture actuelle et/ou renseignez-vous sur les polices d’assurance temporaires.
Même avec un petit nombre de participants, il est judicieux d’avoir un kit de premiers secours disponible sur le site, au cas où quelqu’un aurait besoin d’assistance médicale. Pour les tournois de plus grande ampleur, il est fortement conseillé de faire appel à une organisation médicale telle que le SAMU, la protection civile, la croix rouge…
3. Sécurité incendie
Assurez-vous que le lieu où se tiendra votre tournoi est bien conforme aux normes de sécurité incendie et qu’il dispose des équipements nécessaires pour faire face à d’éventuelles situations d’urgence.
4. Respect des règles et des lois
Respectez les règles et les lois locales concernant l’utilisation des équipements sportifs. Assurez-vous que votre événement est en conformité avec les réglementations en vigueur.